«Чарівні» документи податкової звітності або як правильно оформити рекламні послуги

Податкова позбавила вас права на податковий кредит і витрат по оплачених рекламних/маркетингових послугах, мотивуючи рішення відсутністю реального характеру операції чи «фіктивністю» договору? Вона з легкістю донарахує податкові зобов’язання і штрафи. Думаєте це загрожує лише компаніям з мільйонними бюджетами? Але податкова штрафує навіть 10 тисяч грн витрат на рекламу. На прикладах із судової практики ми радимо, як слід документально оформити такі операції.

Як зазначив Вищий адміністративний суд України в Ухвалі від 27.03.2013 року у справі №2а/1770/1488/12 (№К/9991/77789/12) «умовою відображення у податковій звітності витрат платника на проведення рекламних та інших передпродажних заходів є фактичне понесення таких витрат у межах реальної господарської діяльності та їх підтвердженість необхідними документами первинного обліку» (http://pravoscope.com/act-uxvala-sudu-2a-1770-1488-11-kostenko-m-i-27-03-2013-spravi-zi-sporiv-z-privodu-realizaci-podatkovo-p-s).

Найперший важливий документ – це договір про надання рекламних/маркетингових послуг.

Договір має бути максимально прозорим і детальним, а якщо він рамковий, то під кожну активність слід оформити додаток/додаткову угоду, де слід чітко описати всі умови надання послуг: період, місце, суть (рекламні ролики (тривалість, кількість виходів на годину/день і т.д.), Інтернет-банери (місця розміщення, зображення, кількість) тощо), вартість, інші істотні умови надання послуг. Необхідний ступінь деталізації умов надання послуг добре викладено в Ухвалі Київського апеляційного адміністративного суду від 23.01.2014 року у справі №826/14987/13-а (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/36811171).

Також, важливий момент перед укладенням договору – обов’язково перевірте вашого майбутнього контрагента на відповідність таким умовам:

А) він має бути зареєстрований в якості платника податку на додану вартість – як зазначив Київський апеляційний адміністративний суд в Ухвалі від 23.01.2014 року у справі №826/14987/13-а:  «Крім того, що для вирішення спору важливе значення має факт реєстрації та перебування контрагентів платника податку на додану вартість в стані платників податку на додану вартість, що надає право такому платнику видавати податкові накладні, які є підставою для формування податкового кредиту» (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/36811171);

В) згідно даних ЄДРПОУ одним із основних зареєстрованих видів діяльності особи-виконавця (згідно КВЕД) має бути надання відповідних послуг – це позиція Вищого адміністративного суду України, викладена в Ухвалі від 15.09.2011 року у справі №К-29805/10: «…відповідно до витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців за ТОВ «Назва1» не зареєстровано право займатись будь-якими консультаційними послугами згідно КВЕД. … Оскільки у контрагента позивача — ТОВ «Назва1» відсутні права на надання консультаційних послуг за договором N 1 від 23.04.2001 року, тому суди попередніх інстанції цілком правильно зазначили, що і у позивача відсутні права на формування податкового кредиту з сум податку на додану вартість, сплачених позивачем ТОВ «Назва1» в межах зазначеного договору» (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/18960015).

Другий важливий документ, що є необхідним для оформлення з метою засвідчення факту здійснення господарської операції – це Акт наданих послуг.

В Акті має бути вказані всі умови наданих послуг – період і місце проведення, вимоги, їх дотримання, вартість, додаткові витрати, якщо такі були, і їх обґрунтування. До Акту слід додати фото-звіти, скрін-шоти сторінок (якщо реклама розміщувалась в Інтернеті), інші наявні звітні матеріали, що підтверджують, що послуги дійсно надавались.

Третій важливий документ – Звіт. Під Звітом ми розуміємо не будь-який документ з назвою «Звіт», а саме звітні матеріали, що можуть підтвердити, що ви дійсно отримали певні послуги.

Наприклад, в Ухвалі Харківського апеляційного адміністративного суду від 28.01.2014 року по справі №820/9950/13-а на підставі аналізу наданих позивачем документів, на підтвердження реальності надання послуг, а саме: акти здачі-прийняття робіт (надання послуг), фото звіти про розміщення рекламних матеріалів, витяги з журналів, газет, звіти про розміщення рекламних матеріалів на веб-сайті, ефірні довідки про розміщення рекламного аудіоролика, медіа-план про розміщення рекламного ролика в рекламному блоці радіостанції, суд дійшов висновку, що «Викладені обставини доводять належне документальне підтвердження позивачем факту реальності наданих у перевіряємий період рекламних послуг» (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/37143970).

Нарешті, головний документ, що надасть право вам як платнику податку на додану вартість на віднесення сплачених за маркетингові/рекламні послуги сум на податковий кредит – це податкова накладна. Лише належно оформлена, зареєстрована в Єдиному державному реєстрі податкова накладна є підставою для формування податкового кредиту.

Так, в Постанові від 21.08.2013 року у справі №2а-11553/12/2670 (№К/9991/80168/12) Вищий адміністративний суд України зазначив, що «…обов’язковою умовою виникнення у платника податку — покупця права на податковий кредит є власне факт реєстрації платником податку — продавцем податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних, незалежно від перевірки покупцем цієї обставини» (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/33101093).

Також, пам’ятайте, що тексти рекламних оголошень, прописані в договорі (додатку, додатковій угоді) і розміщені контрагентом, мають збігатись. Сайти, на яких розміщується реклама, не повинні розміщувати рекламу безкоштовно.
Так, Львівський окружний адміністративний суд, вказавши в Постанові від 17.12.2013 року по справі №813/4396/13-а, що «…Порівняльний аналіз змісту оголошень в Інтернеті з інформацією, погодженою в додатках №1 до Договорів, свідчить, що вони відрізняються між собою. Встановлено, що сайти, на яких розміщувалась реклама, є безкоштовними. Згідно витягу з ЄДРЮОтФОП, основним видом економічної діяльності ТзОВ «Назва2» є інша допоміжна діяльність у сфері транспорту», дійшов висновку, що «За таких обставин наявність у позивача договорів, податкових та видаткових накладних, виписаних переліченими контрагентами, які за формою відповідають вимогам чинного законодавства, самі по собі не можуть бути безумовною підставою для включення сум, сплачених за такими документами, до складу податкового кредиту та валових витрат за охоплений перевіркою період» і відмовив в задоволенні адміністративного позову повністю (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/36248288).

Нагадуємо, що факт здійснення оплати підтверджується рахунком-фактурою від контрагента, платіжним дорученням і випискою за розрахунками з контрагентом з обслуговуючого банку.
Радимо вам додатково підтвердити правомірність вашої позиції склавши наступні документи:
— Наказ керівника про проведення маркетингового заходу/рекламної акції.
У наказі слід зазначити дату, місце і мету її проведення, а також коло осіб, відповідальних за організацію та виконання підготовчих робіт, терміни тощо.
— Наказ/Звіт по підприємству про результати проведених маркетингових/рекламних заходів.
У цьому документі слід вказати про позитивні результати для вашого бізнесу, які мала маркетингова/рекламна акція, навести дані про приріст продажів, клієнтів, замовлень тощо.

Пам’ятайте, що в нашій правовій системі панує бюрократія, й чим більше «папірців» ви підкладете під той чи інший маркетинговий/рекламний захід, тим більше шансів оспорити і довести незаконність припису податкової у суді, уникнувши сплати донарахованих податкових зобов’язань і штрафів.